Agosto é o mês em que as empresas ficam mais expostas. Não porque haja mais criminalidade, mas porque as pessoas que costumam reparar que algo está errado não estão lá e as chaves que emprestaram antes de sair continuam a funcionar.
A chave que ficou com alguém
Antes de sair de férias, alguém empresta a chave da porta lateral ao colega da manutenção. Outra pessoa deixa o cartão com o vizinho do escritório do lado, «para o caso de ser preciso regar as plantas». Um terceiro nunca devolveu o cartão quando mudou de funções, há dois anos.
Nenhum destes atos é malicioso e nenhum ficou registado em lado nenhum. E, em conjunto, significam que na segunda semana de agosto ninguém na empresa consegue responder com honestidade à pergunta: quem é que consegue entrar aqui neste momento?
O problema não é a porta, é o registo
Uma fechadura mecânica tem um defeito estrutural: não sabe quem a abriu. Quando muito, sabe-se que foi aberta e mesmo isso só se alguém reparar. Não há data, não há hora, não há nome.
Um sistema de controlo de acessos inverte isto. Cada abertura fica registada com a credencial usada, o ponto de acesso e o instante exato. Se nada aconteceu durante as férias, o registo mostra-o. Se aconteceu alguma coisa, o registo mostra quando e por quem.
Antes de fechar a porta
- Reveja quem tem acesso ativo. Numa lista digital consulta-se de uma vez; com chaves mecânicas não há lista nenhuma para consultar.
- Defina um horário de exceção para o período de férias, só entra quem tem de entrar, e só nas horas em que faz sentido.
- Ative alertas para acessos fora de horas. Se a porta do armazém abrir às três da manhã de um sábado de agosto, alguém deve saber nesse momento, não em setembro.
O regresso também conta
A primeira semana de setembro é quando as empresas descobrem o que correu mal. Com um sistema de acessos, essa descoberta acontece em tempo real, durante agosto, que é quando ainda é possível fazer alguma coisa.
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