Há empresas que preparam o primeiro dia com um plano de integração de três semanas e mesmo assim deixam a pessoa parada na receção porque ninguém tratou do cartão. O acolhimento começa na véspera, com quem trata do cartão e do horário.
A primeira impressão é logística, não emocional
Quando se fala em acolhimento, fala-se em cultura, em apresentar a equipa, em explicar a missão. Tudo isso importa. Mas o que a pessoa vai contar ao jantar nesse dia é se conseguiu entrar, se tinha secretária, se o computador estava ligado, se sabia onde almoçar.
A parte emocional do acolhimento é difícil de resolver com um processo. A parte logística resolve-se toda, e é justamente a que costuma falhar.
A lista das sete
- Credencial de acesso emitida e com o perfil certo, não com o perfil de outra pessoa qualquer copiado à pressa.
- Perfil de horário atribuído, para que a primeira marcação de ponto não apareça como uma anomalia a ser corrigida à mão no fim do mês.
- Zonas definidas: onde pode entrar, onde não deve entrar ainda, e o que precisa de autorização.
- Lugar de estacionamento ou matrícula registada, se o parque for controlado.
- Alguém designado para receber a pessoa à hora combinada, com nome, não «a receção».
- Equipamento e acessos informáticos ligados aos mesmos dados, para não haver duas versões do nome da pessoa em sistemas diferentes.
- Uma pessoa de referência para as perguntas básicas da primeira semana, que são as que ninguém quer fazer em reunião.
Porque é que isto falha quase sempre
Falha porque a informação está espalhada por várias pessoas, e não por desleixo de nenhuma delas. O contrato está nos recursos humanos, o horário está no responsável de equipa, o cartão está com quem gere o sistema de acessos, e a secretária está com quem trata do escritório. Ninguém tem a lista completa e cada um parte do princípio de que o outro já tratou.
Quando a admissão passa a ser um único ato num sistema só, esta dispersão desaparece. Cria-se a pessoa uma vez e daí saem a credencial, o horário, o perfil de zonas e o registo. Não é uma questão de tecnologia sofisticada, é uma questão de haver um sítio onde a admissão acontece.
E a saída, que é o espelho disto
O último dia sofre do mesmo problema, com consequências piores. A pessoa entrega o portátil, despede-se, e o cartão continua a abrir a porta do armazém. Ninguém decidiu isso: a saída está dispersa pelas mesmas pessoas que trataram da entrada e nenhuma delas tem a lista completa.
A mesma lógica resolve os dois lados: se a admissão é um ato só, a saída também é. Revoga-se tudo no mesmo gesto e fica registado quando e por quem.
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