Registar a hora de entrada e de saída é uma obrigação legal, e é por aí que quase toda a gente começa. O problema é que muitas empresas também acabam aí e ficam com uma montanha de dados que não usam para nada.
O mínimo legal não é uma estratégia
O Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho. Cumprir essa obrigação com uma folha assinada à entrada resolve a inspeção, mas não resolve a gestão. Uma folha assinada à entrada prova que a pessoa esteve cá. Não diz quantas horas extra se acumularam, nem em que equipa, e isso só aparece no fecho do mês.
O que os dados mostram quando são bem usados
- Horas extra que se acumulam sistematicamente na mesma equipa, sinal de dimensionamento errado, não de dedicação.
- Absentismo concentrado em determinados turnos ou dias, que revela um problema de escala e não de pessoas.
- Custo real de mão de obra por linha de produção, por obra ou por loja, em vez de uma média que não ajuda a decidir nada.
- Cumprimento efetivo de descansos obrigatórios, antes de se tornar um problema legal.
Do registo à decisão
A passagem do registo à gestão faz-se em três degraus. O primeiro é automatizar a recolha, para que os dados existam sem esforço. O segundo é aplicar as regras da empresa, turnos, tolerâncias, bancos de horas, automaticamente, para que os dados já cheguem tratados. O terceiro é ligar tudo ao processamento salarial, para que ninguém volte a transcrever nada à mão.
O terceiro degrau é o que fica por dar com mais frequência, e é o que poupa horas de trabalho administrativo em cada fecho de mês.
Confiança da equipa
Um sistema transparente costuma tirar motivo à discussão em vez de o criar. Quando o colaborador vê na app exatamente o mesmo que a chefia vê no painel, a discussão sobre horas passa a ser sobre o mesmo mapa, e não sobre duas contas diferentes.
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