Escalas e turnos: a previsibilidade retém mais do que o aumento

Em hotelaria, saúde, indústria e retalho, a conversa sobre retenção acaba quase sempre no salário. Mas há um fator que pesa tanto ou mais e que custa muito menos a corrigir: saber com antecedência quando é que se trabalha.

O custo invisível da escala tardia

Uma escala publicada com dois dias de antecedência obriga toda a gente a viver em suspenso. Não se marca consulta, não se combina nada, não se organiza quem vai buscar os miúdos. A vida fora do trabalho fica encostada à espera de uma folha que aparece na quinta-feira.

Isto não aparece em nenhuma rubrica de custos, mas aparece na rotatividade. E a rotatividade paga-se em recrutamento, em formação, nos primeiros meses em que a pessoa ainda não rende e na sobrecarga de quem fica.

Porque é que as escalas saem tarde

As escalas saem tarde quase sempre pelo mesmo motivo: o responsável está à espera de uma confirmação. Sai tarde porque o responsável precisa de saber quem tem férias marcadas, quem já fez horas a mais este mês, quem está de baixa, quem pode fazer noites e quem não pode. Essa informação está espalhada, e uma parte dela só existe na memória de alguém.

Enquanto juntar os dados demorar mais do que fazer a escala, a escala vai sair tarde. O problema não está no planeamento, está no acesso à informação de que o planeamento precisa.

O que muda quando os dados estão no mesmo sítio

• As horas já feitas no período são conhecidas no momento, não no fecho do mês, o que permite equilibrar antes de haver desequilíbrio.
• As ausências previstas e as aprovações pendentes aparecem na mesma vista onde se monta a escala.
• As regras de descanso entre turnos são verificadas quando se está a montar, e não descobertas quando alguém reclama.
• A escala publicada chega ao telemóvel de cada pessoa, sem depender de quem passou pelo placard.

Trocas entre colegas: o teste de fogo

Numa operação por turnos, as trocas são inevitáveis. Numa operação organizada as trocas não desaparecem: ficam registadas. Quando a troca acontece por mensagem entre dois colegas e ninguém mais sabe, o registo de assiduidade fica errado, e o erro só aparece quando o vencimento já foi processado.

Quando a troca passa por um pedido aprovado, a escala atualiza-se, o registo bate certo e ninguém tem de reconstruir nada a partir de memórias.

A parte que não é software

Nenhuma plataforma decide quantas semanas de antecedência a empresa vai dar. Isso é uma decisão de gestão. O que a plataforma faz é retirar o pretexto: quando montar a escala com três semanas de antecedência demora o mesmo que montá-la com três dias de antecedência, deixa de haver razão para não o fazer.