A obrigação de registar os tempos de trabalho existe há muito, mas continua a ser cumprida de formas que não resistem a uma inspeção. Este guia resume o essencial, sem juridiquês.
O que a lei exige
O Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo dos tempos de trabalho dos colaboradores, com indicação das horas de início e de termo, e a conservá-lo por um período determinado, em local acessível para consulta imediata pela inspeção.
A forma do registo é livre. O que não é livre é a sua fiabilidade: um registo que possa ser alterado depois do facto, sem deixar rasto, tem valor probatório reduzido.
Os erros mais comuns
- Folhas de presença assinadas no fim da semana, todas com a mesma caligrafia e a mesma hora redonda.
- Ficheiros de folha de cálculo que qualquer pessoa com acesso pode editar sem que fique registo da alteração.
- Registos que existem mas não estão acessíveis no local de trabalho onde a inspeção acontece.
- Ausência de registo para trabalhadores em teletrabalho ou em deslocação, como se a obrigação não se aplicasse.
Quando o registo é biométrico
Se optar por impressão digital ou reconhecimento facial, acrescenta-se uma segunda camada de exigências. A CNPD definiu princípios específicos para o tratamento de dados biométricos no controlo de assiduidade: o tratamento tem de ser necessário e proporcional à finalidade, deve ser guardado um template irreversível em vez da imagem original, e deve existir alternativa para quem não consinta.
Uma lista curta para verificar hoje
- O registo existe para todos os trabalhadores, incluindo os que trabalham fora das instalações?
- Está acessível no local de trabalho, para consulta imediata?
- É possível provar que não foi alterado depois de criado?
- Se é biométrico, existe documentação sobre a necessidade e proporcionalidade do tratamento?
Se respondeu «não» a alguma, vale a pena resolver antes de a pergunta ser feita por outra pessoa.
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