A renda de um escritório é calculada sobre metros quadrados que estão lá todos os dias. A ocupação não. Entre o que a empresa paga e o que a empresa usa há uma diferença que quase ninguém mediu.
A conta que se faz e a que se devia fazer
O dimensionamento clássico é simples: número de pessoas a multiplicar pela área por pessoa. Funcionava quando toda a gente aparecia todos os dias. Com dois ou três dias presenciais por semana, essa conta passa a descrever um dia que, na maioria dos escritórios híbridos, acontece poucas vezes por ano.
A conta útil é outra: qual é a ocupação de pico real, com que frequência acontece, e quanto é que custa estar preparado para ela todos os dias do ano.
O pico não é onde se pensa
Quando se mede em vez de estimar, aparecem quase sempre os mesmos padrões. A presença quase nunca está distribuída por igual pelos cinco dias, e qual é o dia cheio muda de empresa para empresa, que é justamente o que a medição serve para determinar. E os pisos não se enchem por igual: há zonas cheias e zonas praticamente vazias no mesmo dia, o que é um problema de distribuição e não de área.
Estes padrões não se descobrem por inquérito. As pessoas respondem com a intenção, não com o comportamento, Um inquérito recolhe a intenção; os registos de entrada mostram o que as pessoas fizeram.
Onde é que estes dados já existem
Uma medição de ocupação costuma ser orçamentada como projeto novo, com sensores e instalação. Na maioria dos casos não precisa de ser: quem já tem controlo de acessos está a produzir esta informação sem saber. Cada passagem pela porta é um registo com hora e ponto de acesso. Agregados por dia, por piso e por faixa horária, esses registos respondem à pergunta da ocupação sem instalar um único sensor novo.
- Ocupação média e de pico por dia da semana, ao longo de vários meses.
- Distribuição por piso ou por zona, que é o que permite reorganizar em vez de arrendar mais.
- Curva horária, que pesa tanto nas decisões de climatização, limpeza e segurança como nas de área.
- Estacionamento, onde os lugares contratados e os lugares efetivamente usados raramente coincidem.
Medir espaços, não pessoas
Há uma linha que convém não atravessar, e escrevemos sobre ela a propósito do absentismo: saber que o terceiro piso está a 40% às sextas é gestão de instalações, reconstituir os horários de uma pessoa concreta já não é gestão de instalações. Aqui a distinção é fácil de respeitar, porque a leitura agregada resolve o problema de dimensionamento por inteiro. Não é preciso descer ao indivíduo para responder à pergunta da renda, e descer não acrescenta nada à decisão.
O que fazer com a resposta
Nem sempre a conclusão é reduzir área. Muitas vezes é reorganizar: converter secretárias fixas que ninguém usa em salas de reunião que faltam sempre, ou concentrar equipas para poder fechar um piso nos dias fracos. A decisão muda conforme o contrato de arrendamento e o momento da empresa, e nenhuma delas se decide bem sem o número de ocupação real.
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